はじめに

近年、AI技術の進化は目覚ましく、様々な業務でAIツールが活用されるようになってきました。

特に、ChatGPTは自然な文章生成や質疑応答能力によって多くの企業で活用が進んでいます。

よく業務で使われている「Excel」での活用法も徐々に出てきています。

しかし、ChatGPTの通常の使用と比べて、Excelでの活用は事例が少ないため

「ExcelでChatGPTをどう活用すればいいの...」

「具体的な使い方がわからない…」

と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、

Excel業務におけるChatGPTの具体的な活用方法を、すぐに使えるプロンプト例と

共にわかりやすく解説します。

複雑なデータ分析、面倒なレポート作成、繰り返される手作業をChatGPTを活用することで効率化することができます。

1.ChatGPTをExcel業務で活用するポイント

私たちは日々、Excelを使って様々な業務を行っています。

データ入力、集計、分析、レポート作成など、Excelはビジネスに欠かせないツールとなっています。

Excel×ChatGPTを活用することで、以下のようなメリットがあります。

• 面倒な作業を自動化:

  データ処理、レポート作成、分析などを自動化し、時間と労力を大幅に削減できます。例えば、大量のデータから必要な情報を抽出したり、定型的なレポートを自動生成したりすることが可能になります。

• データ分析を簡単に:

  大量のデータをChatGPTが分析し、人間では見落としがちな傾向やパターンを明らかにします。これにより、データ分析の専門知識がなくても、データから重要な insights を得ることが可能になります。

• 質の高いレポート作成:

  データに基づいたレポートをChatGPTが自動生成し、レポートの精度と説得力を向上させます。グラフや図表の作成も自動化できるので、見やすく分かりやすいレポートを簡単に作成できます。

Excel✖️ChatGPTで、活用できる大まかな業務カテゴリーは次の4つです。

①データ処理：面倒な作業を自動化

②データ分析とレポート：データを分析し、レポート形式で出力する

③業務フローの自動化

④Excelの使いこなし

2.ChatGPTでのExcelの使い方

ChatGPTをExcel業務で活用するやり方には、

①ChatGPT上で、Excelファイルをアップロードする

②ExcelにChatGPTを連携する（アドイン）

の２つがありますが、今回はよりすぐに実用できる①の方の解説をします。

そのためまず、ChatGPTでExcelファイルをアップロードする方法を説明します。

【ChatGPTでのExcelファイルのアップロード方法】

①チャット画面で、左の「📎クリップマーク」を押す

②「コンピューターからアップロードする」を選択

（One driveを連携してアップロードすることもできます）

③該当のExcelファイルを選択する

こちらでアップロードが完了です。

アップロードされたファイルは、チャット欄に添付されます。

添付された状態で、プロンプトなどを打ち込むことで、アップロードしたExcelファイルを使って、様々な指示を送ることができます。

以下では、ChatGPTをExcel業務に活用する具体的な方法をカテゴリ別に分けてご紹介し、それぞれのプロンプト例も併せてご紹介します。

3. ChatGPT × Excel 活用法

以下では、ChatGPTをExcel業務に活用する具体的な方法をカテゴリ別に分けてご紹介し、

それぞれのプロンプト例も併せてご紹介します。

1. データ処理：面倒な作業を自動化

Excelで扱うデータは膨大になりがちで、その処理には多くの時間と労力がかかります。

ChatGPTを活用することで、これらの作業を自動化し、貴重な時間を節約することができます。

1.1 データの分類

商品名や顧客情報などのデータから、指定したカテゴリに自動で分類します。

例えば、商品名の一覧から、キッチン用品、バス・トイレ用品、医療用品、雑貨などのカテゴリに自動的に分類できます。

プロンプト例:

     「この商品のリストをカテゴリ別（キッチン用品、バス・トイレ用品、医療用品、雑貨など）に分類してください。」

1.2 必要な文字列・データの抽出

顧客アンケートの自由回答欄など、非構造化データから必要な情報（商品名、数値など）を抽出します。

例えば、顧客アンケートの自由回答欄から、顧客がどの商品についてコメントしているのかを抽出できます。

プロンプト例:

  「顧客アンケートの自由回答から、コメントされている商品の名前を抜き出してください。」

1.3 データへのタグ付け

顧客アンケートの自由回答欄などから、感情（満足、不満など）を分析し、自動でタグ付けします。

例えば、顧客アンケートの自由回答欄から、顧客が満足しているか不満を持っているかを判断し、自動的に「満足」または「不満」のタグを付けることができます。

プロンプト例:

「このアンケートの回答から、顧客が満足しているか不満があるかを分析して、「満足」または「不満」のタグを付けてください。」

1.4 漢数字を算用数字に変換

Excelの関数では対応できない漢数字を、算用数字に変換します。

例えば、「八百五十」を「850」に変換できます。

プロンプト例:

     「このリスト内の漢数字（例：八百五十）をすべて算用数字に変換してください。」

1.5 表の内容をジャンル別に分類

表内のデータを、指定したジャンル（果物、野菜など）に分類します。

例えば、商品名と価格が記載された表から、商品名を「果物」と「野菜」に分類できます。

プロンプト例:

     「この表の商品名を「果物」と「野菜」に分類してください。」

1.6 セル内のデータ分割

住所や氏名などのデータを、指定した単位（都道府県、市区町村、番地など）で分割します。

プロンプト例:

「このセルの住所データを、「都道府県」「市区町村」「番地」に分けてください。」

   2. データ分析とレポート：データを分析し、レポート形式で出力する

Excelのデータ分析機能は強力ですが、複雑な分析やレポート作成には時間がかかってしまいます。

ChatGPTを活用することで、これらの作業を効率化し、データから迅速に洞察を引き出し、意思決定を支援することができます。

2.1 Excelデータの分析と要約

販売データから特定期間の売上合計や平均を計算したり、トレンドやパターンを特定したりします。

例えば、売上データから、売上合計、平均売上、売上トレンドなどを分析し、要約したレポートを作成できます。

プロンプト例:

  「この売上データから、売上合計、平均売上、そして売上のトレンドを分析し、要約してください。また分析にあたり必要な情報が追加である場合は、リクエストしてください。」

2.2 グラフや図の作成

製品カテゴリごとの売上比率を円グラフで示すなど、データに基づいたグラフや図を自動作成します。

例えば、売上データから、商品カテゴリごとの売上比率を円グラフで表示したり、売上推移を折れ線グラフで表示したりできます。

プロンプト例:

 「添付の売上データをもとに、製品カテゴリごとの売上比率を円グラフで示してください。必要な情報が追加である場合は、リクエストしてください。」

2.3 レポート生成

毎月の売上レポートなど、定期的に発生するレポートを作成できます。

例えば、毎月の売上データから、売上レポートを自動的に作成できます。

プロンプト例:

 「添付の月次売上データをもとに、売上の合計、前年同月比の増減率、平均単価、商品カテゴリごとの売上比率、主要商品の売上トップ3を含む月次売上レポートを作成してください。レポートは、伝わりやすい構成を考え簡潔な文章形式でお願いします。過去のレポートがある場合は添付。」

2.4 長文の要約と表形式への変換

商品説明などの長文を要約し、商品名や特徴などを比較しやすい表形式に変換します。

例えば、複数の商品の商品説明文を要約し、商品名、価格、特徴などを表形式でまとめることができます。

プロンプト例:

   「この商品の説明文リストを要約し、各商品の特徴、価格帯、おすすめポイントを含む簡潔な表を作成してください。表には、「商品名」「価格帯」「特徴」「おすすめポイント」の4列を設定してください。」

2.5 コンテンツ分析

SNS（Xやyoutube）の閲覧数やエンゲージメント数のコンテンツデータを分析し、レポートを作成します。

プロンプト例:

「この動画タイトルと視聴回数のデータから、視聴回数が多い動画タイトルの特徴を分析し、レポートを作成してください。」

3.業務のフローの自動化

Excelを使った業務には、多くの繰り返し作業が含まれています。

ChatGPTを活用することで、これらの作業を自動化し、生産性を大幅に向上させることができます。

3.1 マーケティング戦略

顧客データに基づいて、ターゲットを絞ったマーケティング戦略を立案します。

プロンプト例:

     「この顧客データから、年齢層、性別、購買履歴などの属性に基づいて、それぞれ効果的なマーケティング戦略を提案してください。戦略を考えるにあたり追加で必要な情報がある場合はリクエストしてください。」

3.2 顧客のお問い合わせ分析

顧客からの問い合わせ内容を分析します。

プロンプト例:

  「これらの顧客からの問い合わせ内容を分析し、顧客が抱えている問題点や要望をまとめてください。」

3.3 自動フォーム入力とデータ確認

フォームから収集したデータを分析し、矛盾や誤りを検出して修正します。

例えば、顧客が入力したフォームデータに誤りがないかを確認し、誤りがあれば修正することができます。

プロンプト例:

    「このフォームデータから、入力ミスや矛盾がないかを確認し、修正案を提示してください。」

3.4 リード管理の評価

リードデータから優先順位付けを行い、営業チャンスの確率を評価します。

プロンプト例:

  「このリードデータから、成約の可能性が高いリードを優先順位付けし、その理由を説明してください。」

4. Excelの使いこなし：Excelを使いこなすためのサポート

ChatGPTは、Excelの操作方法や関数の使い方など、様々な疑問を解決してくれる強力なアシスタントとしても活躍します。

4.1 関数の使い方の質問への回答

特定の関数の使い方、引数、例などを教えてくれます。

例えば、「VLOOKUP関数の使い方がわからない」と質問すると、VLOOKUP関数の機能、使い方、具体的な例などを教えてくれます。

プロンプト例:

  「VLOOKUP関数の使い方を教えてください。具体的な例も挙げて説明してください。」

4.2 Excelで行いたいことに対する提案

目的を伝えれば、適切な関数や操作方法を提案してくれます。

例えば、「このデータから売上ランキングを作りたい」と伝えれば、適切な関数や操作方法を提案してくれます。

プロンプト例:

 「このデータから売上ランキングを作りたいのですが、どのような方法がありますか？関数などを提案してください。」

4.3 Excel上での作業の方法やTipsの提案

効率的な操作方法やショートカットキーなどを教えてくれます。

例えば、「複数のセルに同じ値を入力したい」と質問すると、効率的な入力方法を教えてくれます。

プロンプト例:

 「複数のセルに同じ値を効率的に入力する方法を教えてください。」

4.4 Excelファイルの作成

家計簿などのExcelファイルを作成できます。

プロンプト例:

「シンプルな家計簿のExcelファイルを作成してください。収入、支出、カテゴリなどの項目を含めてください。」

まとめ

この記事では、Excel業務におけるChatGPTの活用メリットと、具体的な活用方法、プロンプト例について解説しました。

よく使うExcelでの業務の活用法を知ることで、様々な角度からの業務効率の向上が期待できます。ぜひ活用してみてください。