【保存版】ChatGPTでメール返信/作成を効率化するプロンプトを解説

はじめに

仕事でメールのやり取りは避けられないタスクの1つです。

返信内容を考えるのに時間を取られ

「他の業務に集中できない…」

と感じている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、

ChatGPTを活用したメールの返信・作成方法を具体的なプロンプト例と共に解説します。

生成AIに詳しくない方でもすぐに実践できるよう、分かりやすくまとめていますので、

ぜひ参考にしてみてください。

1. ChatGPTをメール対応に活用するメリット

メール返信/作成でChatGPTを活用するメリットは3つあります。

①業務時間の削減：

返信内容の構成や適切な表現を考える時間を大幅に短縮できます。

特に、定型的なメールや、何度も同じような内容を返信する必要がある場合に効果的です。

②他のタスクへの集中：

メール対応にかかる時間を削減することで、より重要な業務に集中できます。

③誤字脱字のミス減少：

ChatGPTは高い精度で文章を生成するため、誤字脱字や文法上のミスを減らすことができます。

また自分で作成した文章の誤字脱字チェックにも活用できるため、ミス防止にも繋がります。

2. メール返信編

まずはメール返信のプロンプト3つを解説していきます。

プロンプトを自分なりにカスタマイズして使ってみてください。

① 日程調整

日程調整メールの返信内容を作成するためには

「送られてきた日程で可能なのかの判断」

「宛先名」

の2つの情報をいれることが必要です。

これらの情報と合わせて、下記のプロンプト例を使うことで、

カスタマイズされた日程調整の返信メールを簡単に作成できます。

プロンプト：

あなたは優秀な日本人ビジネスマンです。メール返信が得意です。以下の内容をもとに、メールの返信内容を出力してください。

#受け取ったメール内容
[受信メールをここに貼り付け]

#返信に含める内容
[返信内容をここに記入]

#宛先名

【宛先名をここに貼り付け]

#条件
敬語を正確に使うこと
相手のメールに対して適切な返答をすること

間違いがないかゆっくりと確認すること

情報を入れたプロンプト例：

あなたは優秀な日本人ビジネスマンです。メール返信が得意です。以下の内容をもとに、メールの返信内容を出力してください。

#受信したメール内容
件名：打ち合わせの日程調整のお願い

本文：〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

先日ご連絡いたしました打ち合わせの日程ですが、10月22日（木）12:00～15:00の間でいかがでしょうか？

ご都合の良い時間帯をお知らせください。

よろしくお願いいたします。

#返信に含める内容
10月22日（木) 12:00~15:00でご都合がつきます。

#条件
敬語を正確に使う
相手のメールに対して適切な返答をする

間違いがないかゆっくりと確認すること

出力結果（例）

② お問い合わせ対応

お問い合わせ対応の返信を作成するには、

「お問い合わせ内容に対する今後の対応方針」

「受信メールの内容」

「宛先名」

の3つをChatGPTに提供する必要があります。

下記のプロンプトを参考に、お問い合わせメールへの返信内容を作成できます。

プロンプト：

あなたは優秀なカスタマーサポート担当です。以下の内容をもとに、メールの返信内容を出力してください。

#受け取ったメール内容
[受信メールをここに貼り付け]

#宛先名

【宛先名をここに貼り付け]


#返信に含める内容
[返信内容をここに記入]

#条件
敬語を正確に使う
具体的な解決策や対応方法を明記すること
相手のメールに対して適切な返答をする

入力例をいれたプロンプト例：

あなたは優秀なカスタマーサポート担当です。以下の内容をもとに、メールの返信内容を出力してください。

#受信したメール内容
件名：商品故障について

本文：AIMi株式会社御中

先日購入した〇〇という商品が故障しており、交換をお願いしたいです。

どのように対応すればよろしいでしょうか？

よろしくお願いいたします。

#返信に含める内容
交換対応のために、故障している商品を弊社まで着払いにてお送りください。到着確認後、新しい商品を発送いたします。送付先は〇〇です。お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

#宛先名

山田様

#条件
敬語を正確に使う
具体的な解決策や対応方法を明記すること
相手のメールに対して適切な返答をする

出力結果（例）

③ 作成したメールの誤字脱字・敬語表現チェック

自分が作成したメールの誤字脱字、敬語表現をChatGPTを使ってチェックすることができます。

特に誤字脱字や敬語表現は間違いやすく、

自分自身ではミスに気づかない場合もあるため、ChatGPTによるチェックは非常に重要です。

丁寧で正確なビジネスメールを作成するために、活用しましょう。

プロンプト：

下記に添付する顧客へのメール文の誤字脱字や敬語表現が正しいかをチェックしてください。修正箇所があれば、修正後の文章を出力し、修正した箇所を分かりやすく教えてください。
また内容についてブラッシュアップした方がいいところがあれば教えてください。

#添付する内容
[メール本文をここに貼り付け]

#条件
誤字脱字をチェックすること
専門用語や固有名詞はそのままにすること
正確な敬語を使うこと

3. メール作成編

では次に、メール作成の2つのプロンプトを解説していきます。

メール作成の場合は、こちらからメールを送ることになるため、

必要な情報や過去のメール文などをしっかりとプロンプトに含めることが重要です。

プロンプトを自分なりにカスタマイズして使ってみてください。

① アポイント依頼（営業メール）

アポイント依頼を送る際には「顧客の状況を考慮した」メールを作成することが重要です。

顧客情報を詳細に記述することで、よりパーソナライズされた効果的なアポイント依頼メールを作成できます。

また、過去に送付したアポイント依頼メールを参考例として添付することで、

さらに質の高いメールを作成することが可能です。

プロンプト：

あなたは優秀なアポイント担当者です。以下の情報を基に、顧客にアポイントメントの依頼をするためのビジネスメールを作成してください。#情報から送る相手を把握し、成功率を高めるメールを作成してください。#条件 は必ず守ってください。

#含める項目
顧客名: [顧客名を挿入]
アポイントの目的: [アポイントメントの目的を挿入]
提案する日時: [複数の候補日時を挿入]
場所: [場所を挿入]

#情報
[メール送信相手の簡単な情報]

#条件
メールは、なぜアポイントが必要なのかを顧客視点に立って考え、顧客にとって柔軟な選択肢を提示する内容にしてください。
敬語を正確に使う
#情報 から送る相手を把握し、成功率を高めるメールの作成を心がけてください。

プロンプト例：

あなたは優秀なアポイント担当者です。以下の情報を基に、顧客にアポイントメントの依頼をするためのビジネスメールを作成してください。#情報から送る相手を把握し、成功率を高めるメールを作成。#条件は必ず守ってください。

#含める項目
顧客名: 株式会社A社　山田太郎様
アポイントの目的: 貴社の新規事業戦略に関するご相談
提案する日時: 11月1日(火) 14:00～、11月3日(木) 10:00～、11月8日(火) 15:00～
場所：貴社オフィス、もしくはオンライン会議

#情報
山田太郎様は、株式会社A社の新規事業部長。最近のインタビュー記事で、新規事業の立ち上げに注力していると語っている。

#条件
メールは、なぜアポイントが必要なのかを顧客視点に立って考え、顧客にとって柔軟な選択肢を提示する内容にしてください。
敬語を正確に使う
#情報から送る相手を把握し、成功率を高めるメールの作成を心がけてください。

出力結果（例）

② 新商品（サービス）案内（マーケティングメール）

マーケティングメールを作成する場合には、本文だけでなく「件名」も重要です。

そのため、件名と本文作成を分けて行うことで、より効果的なメールを作成できます。

またアポイントメールと同様に、過去に作成したメールなどを参考例として添付することで、

より質の高いメールを作成することが可能です。

プロンプト：

あなたは優秀なメールマーケターです。以下の情報を元に、新商品の案内をするマーケティングメールを作成してください。まずは本文を作成し、その内容を私に確認してから、次に件名を作成してください。

#含める項目
顧客名: [顧客名を挿入]
新商品の情報：[新商品の情報を挿入]
顧客にとってのメリット：[顧客にとってのメリットを挿入]

#情報
[顧客の簡単な情報]

#条件
件名は、セールスだと思われないように、顧客にとって有益性のある情報だと感じる内容にしてください。
敬語を正確に使う
#情報 から送る相手を把握し、成功率を高めるメールの作成を心がけてください。

プロンプト例：

あなたは優秀なメールマーケターです。以下の情報を元に、新商品の案内をするマーケティングメールを作成してください。まずは本文を作成し、その内容を私に確認してから、次に件名を作成してください。

#含める項目
顧客名: 株式会社B社 担当者様
新商品の情報：業務効率化ツール「〇〇」リリースのお知らせ。複数人で同時にタスク管理、スケジュール共有、ファイル共有などが可能。
顧客にとってのメリット：チーム内の情報共有をスムーズにし、業務効率を最大30%向上させる効果が期待できます。無料トライアルも実施中。

#情報
株式会社B社は、従業員数100名程度のIT企業。社内ツールの導入に積極的。

#条件
件名は、セールスだと思われないように、顧客にとって有益性のある情報だと感じる内容にしてください。
敬語を正確に使う
#情報 から送る相手を把握し、成功率を高めるメールの作成を心がけてください。

出力結果（例）

件名の作成

4.注意点

ChatGPTは高精度なテキスト生成をすることができますが、

ハルシネーションという間違った回答をする可能性があります。

必ず生成されたものを「確認」することが重要です。

まとめ

今回は、ChatGPTをメールの返信・作成に活用する方法についてプロンプトと共に解説しました。

ChatGPTをうまく活用することで、メール作成の業務時間を削減することに繋がります。

今回ご紹介したプロンプトはあくまで一例であるため、ご自身でカスタマイズしてみてください。