【保存版】ChatGPTでのマニュアル作成のやり方！手順/コツを解説

はじめに

仕事でマニュアル作成は時間のかかるタスクの1つです。

作成に時間を取られ、

「他の業務に集中できない…」

と感じている方も多くいるのではないでしょうか。

この記事では、

ChatGPTを活用したマニュアルの作成方法を、具体的な手順やコツと共に解説しています。

生成AIに馴染みのない方でもすぐに実践できるよう、分かりやすくまとめています。

ぜひ、参考にしてください。

1 ChatGPTを活用したマニュアル作成のメリットとは

ChatGPTを活用することで、従来のマニュアル作成と比較し4つのメリットが得られます。

単に時間を短縮できるだけでなく「質の高いマニュアルを作成できる」点が魅力です。

ここでは、4つのメリットを具体的に見ていきましょう。

1. 短時間でのマニュアル作成

ChatGPTは膨大なデータに基づいて文章を生成するため、資料収集や構成を考える時間を大幅に削減できます。

例えば、従来100ページのマニュアル作成に数日かかっていた作業が、1日で下書きを完成できる可能性もあります。

これは工数を削減し、他の業務に集中できる時間を増やすことに繋がります。

その後の修正時間を含めても、短納期で質の高いマニュアルが期待できます。

2. 迅速な更新と修正

業務プロセスは常に変化するものです。

従来のマニュアルでは、修正や更新に時間がかかり、情報が古くなってしまうリスクがありました。

ChatGPTなら、変更点を指示するだけで簡単に更新できます。

例えば、社内システムのアップデートに伴う手順変更も、すぐに反映可能です。

「常に最新の情報に基づいたマニュアルを維持し、社員の混乱を防ぐ」ために、これは非常に重要です。

3. 一貫性のある高品質な情報提供

ChatGPTは、設定したトーンやスタイルで文章を生成するため、マニュアル全体の一貫性を保てます。

専門用語や表現の統一など、人為的なミスが起こりやすい部分も、ChatGPTを活用することで改善が期待できます。

また初心者の人でも分かりやすい表現に文章を変えることも可能です。

複数の部署が関わるマニュアルでも、用語や表現の食い違いによる混乱を防ぎ、「正確な情報伝達を実現」が期待できます。

4. 多様なフォーマットへの対応：ニーズに合わせた柔軟性

ChatGPTは、テキストだけでなく、表や図表なども含む様々なフォーマットに対応可能です。

そのため、ユーザーニーズに合わせたマニュアル作成が可能になります。

ビジュアル重視のマニュアルや、簡潔な箇条書き形式のマニュアルなど、

目的に最適なフォーマットを選択できる柔軟性は、理解度を高め、マニュアルの利用効率を向上させるために効果的です。

しかし、これらのメリットを最大限に活かすには、的確なプロンプト設計と、生成された内容の確認・修正が欠かせません。

人間によるチェックと改善を組み合わせることで、初めて効果的なマニュアル作成を実現できます。

2 ChatGPTによる業務マニュアルの作成手順

ここからは、ChatGPTを用いた業務マニュアル作成の手順をステップごとに解説します。

事前準備をする

ChatGPTは曖昧な指示に対しては、曖昧な回答しか返ってこないことが多いです。

そのため、まずは以下の3つの準備をしっかりと行いましょう。

準備1．マニュアルに掲載すべき要点を明確にリストアップする

マニュアルに必要な情報を洗い出しましょう。

業務手順を羅列するだけでなく、以下の点も考慮することが重要です。

• 業務の目的：このマニュアルで何を実現したいのか？
• 対象者：誰が使うのか？スキルレベルは？
• 手順：業務を遂行するための具体的なステップ
• 注意点：失敗しやすいポイント、注意すべき事項
• FAQ：よくある質問とその回答
• 関連資料：参考となる資料、リンクなど
• 用語集：専門用語や略語の説明

これらの情報を箇条書きで整理し、ChatGPTへのプロンプトを作成します。

「顧客対応マニュアル」であれば、「電話対応手順」「メール対応手順」「クレーム対応手順」といった大項目を立て、

さらに詳細に分解していくと良いでしょう。

準備2．マニュアルの目的を明確に定義する

「新入社員研修用」「顧客向け説明資料」「社内業務効率化のためのガイドライン」など、

目的を明確に定義することで、ChatGPTへの指示が具体的になり、より適切な出力が得られます。

目的が不明確だと、ChatGPTは方向性を見失い、

不必要な情報を含んだり、重要な情報が抜け落ちたりする可能性があります。

準備3．関連情報を用意する

作成するマニュアルがカバーする業務プロセスを特定し、関連情報を収集します。

社内の独自情報はChatGPTは学習していません。

そのため、社内の既存のマニュアルや資料をChatGPTに読み込ませる必要があります。

例えば、既存のマニュアルや、システムの画面キャプチャや操作手順書などを準備しておくことが必要です。

実際に作成をする

必要な準備が整ったら、ChatGPTを活用してマニュアルを作成していきます。

STEP1．マニュアルの構造を設計する

ChatGPTに指示を出す前に、マニュアル全体の構造を設計します。

章立て、節の順序、図表の配置などを事前に計画することで、

ChatGPTが出力する内容を整理しやすくなります。

理解しやすいよう、論理的な流れを意識した構成を心がけましょう。

STEP2．効果的なプロンプトを作成する

ChatGPTはプロンプトの質によって出力結果が大きく左右されます。

そのため効果的なプロンプトを作成する必要があります。

具体的な指示と制約条件を明確に記述することで、より正確で目的を達成したマニュアルを作成できます。

プロンプト例

あなたは、経験豊富な顧客サービス担当者です。以下の情報に基づき、「顧客対応マニュアル」を作成してください。


対象者：新入社員

目的：電話対応、メール対応、クレーム対応の基本的な手順を学ぶこと

業務内容： [具体的な業務内容を箇条書きで記述]

注意点： [注意点、よくあるミスなどを箇条書きで記述]

FAQ： [よくある質問とその回答を箇条書きで記述]


出力形式：章立て、箇条書き、表などを使い、分かりやすく簡潔に記述してください。

STEP3．ChatGPTによるマニュアル生成と修正

作成したプロンプトをChatGPTに入力し、マニュアルを生成します。

生成されたマニュアルは、しっかりと人がレビューし、修正・加筆を行う必要があります。

ChatGPTは完璧なマニュアルを生成するわけではありません。

正確性、網羅性、分かりやすさなどをチェックし、

必要に応じて段階的に修正を加えることで、高品質なマニュアルが生成できます。

3 作成のコツ

ChatGPTで効率的にマニュアルを作成するには、いくつかのコツがあります。

ここでは、3つの重要なコツを解説します。

1. 明確で具体的なプロンプト設計

ChatGPTのプロンプトは、明確でかつ、具体的である必要があります。

そのため、

「マニュアルの目的/対象読者/必要な情報/フォーマット」

などを明確に指示することが重要です。

例えば、

「新入社員向けの、顧客対応マニュアルを作成してください。
顧客からのよくある質問と回答を5つ以上含め、丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけてください。
フォーマットは、見出し、本文、図解の3部構成にしてください。」

のように、具体的な指示を出すことで、ChatGPTはより正確なマニュアルを生成します。

既存のマニュアルや資料があれば、それを参照させることで、より一貫性のある内容を作成できます。

2. 段階的な指示と修正

複雑なマニュアルは、一度に全てを作成しようとせず、段階的に指示を出すことが効果的です。

例えば、

「まず目次を作成させ、次に各章の内容を順次生成させ、最後に全体を統合する」といった方法です。

各段階でChatGPTが出力した内容を確認し、

必要に応じて修正指示を出すことで、より精度の高いマニュアルが作成できます。

ChatGPTの出力は完璧ではないため、

誤字脱字や不正確な情報が含まれている可能性を考え、必ず内容を確認し、修正を行うようにしましょう。

3. 専門知識の注入と事実確認

ChatGPTは膨大なデータに基づいて情報を生成しますが、

専門的な知識や最新の情報については、必ずしも正確とは限りません。

マニュアルの内容に専門的な知識が必要な場合は、詳しい人によるレビューや事実確認が不可欠です。

ChatGPTが出力した情報を鵜呑みにせず、信頼できる情報源で裏付けを取るようにしましょう。

4 外部ツールを活用する（Tango ai）

ChatGPT単体だけでも、マニュアル作成はできますが、

外部ツールと連携することでより効率的に作成することができます。

ここでは「Tango ai」というツールを使ったChatGPT連携マニュアル作成方法を紹介します。

Tango aiは、ChatGPTなどの大規模言語モデルと連携し、より洗練された文章生成を支援するツールです。

図表の挿入やフォーマットの統一など、ChatGPTだけでは難しい部分を補完してくれます。

Tango ai

https://www.tango.us/

（引用：公式サイトより:https://www.tango.us/)

連携する具体的な手順

①ChatGPTで骨子を作成: 

まず、ChatGPTを使ってマニュアルの骨子となるテキストを生成します。具体的な手順やプロンプトの書き方は、前述した章を参照してください。

②Tango aiでテキストを洗練:

ChatGPTで生成したテキストをTango aiにインポートします。Tango aiは、テキストの修正、段落の再構成、図表の挿入などを支援します。

③フォーマットの調整:

Tango aiを使って、マニュアル全体のフォーマットを調整します。ヘッダー、フッター、目次などの要素を自動的に追加したり、ページ番号を付与したりできます。

④最終的なレビューと修正:

Tango aiで調整を終えたマニュアルでも、「必ず最終的なレビューと修正が必要です」。

5 まとめ

この記事では、ChatGPTを活用した業務マニュアル作成の方法について、

具体的な手順とメリット、そして外部ツールとの連携方法を紹介しました。

ChatGPTによるマニュアル作成は、「時間短縮だけでなく、品質向上や情報の一貫性維持にも大きく貢献」します。

この記事で紹介した手順やコツを参考に、ぜひあなたの業務にChatGPTを活用してみてください。